I pro samosprávy klíčové udržet krok s technologickým vývojem. Obce a města čelí výzvám, jak efektivně komunikovat s občany a zároveň zlepšit dostupnost důležitých informací. Jedním z nástrojů, který pomáhá tyto výzvy řešit, je chatbot Odpovídej.cz – automatický informační asistent integrovaný na webové stránky obcí a měst. Tato případová studie se zaměřuje na to, jak nasazení chatbota pomohlo několika obcím zefektivnit komunikaci s občany a zvýšit dostupnost informací.
Výchozí situace
Mnoho obcí a měst se potýká s podobnými problémy: občané často potřebují rychle získat informace o různých záležitostech, jako jsou doklady, stavební povolení, poplatky nebo svoz odpadu. Tradiční způsoby komunikace, jako je telefon nebo osobní návštěva na úřadě, často vedou k přetížení pracovníků a zpoždění v odpovědích. Občané tak mohou být nespokojeni s dostupností informací, zvláště pokud potřebují odpovědi mimo pracovní dobu úřadu.
Kromě toho, mnoho dotazů, které přicházejí na obecní úřady, jsou opakující se a naprosto rutinní, což zatěžuje pracovníky jednotlivých odborů a omezuje jejich schopnost věnovat se složitějším úkolům.
Webový chatbot pro samosprávy
Na základě těchto potřeb jsme vyvinuli a vyvinuli chatbota, který může být snadno integrován přímo na webové stránky obcí a měst. Zvládá:
- Poskytovat aktuálních informace: Chatbot je schopen odpovídat na běžné otázky týkající se dokladů, stavebních povolení, školství, poplatků, svozu odpadu a dalších oblastí, které občany nejvíce zajímají. Tento nástroj umožňuje občanům získat potřebné informace rychle a jednoduše, kdykoli to potřebují.
- Zajistit dostupnosti informací mimo pracovní dobu: Komunikace je k dispozici 24/7, občané mohou kdykoli získat odpovědi na své dotazy, aniž by museli čekat na pracovní dobu úřadu. Tím se výrazně zvyšuje spokojenost občanů a snižuje se počet dotazů, které by museli zpracovávat pracovníci úřadu.
- Automatizace opakujících se dotazů: Nasazení chatbota pomáhá snížit zátěž na pracovníky obecních úřadů tím, že automaticky odbavuje často se opakující dotazy. To uvolnilo kapacity zaměstnanců, kteří se nyní mohou věnovat složitějším a individuálním záležitostem občanů.
- Rychlá a pravidelná aktualizace obsahu: Obsah chatbotu je pravidelně aktualizován podle změn obsahu webu a místních předpisů. Díky tomu je chatbot vždy připraven poskytovat aktuální a relevantní informace. Aktualizace probíhají rychle, obvykle do dvou pracovních dnů, což zajišťuje, že informace jsou vždy přesné.
Výsledky
Po nasazení chatbota v několika obcích jsme zaznamenali výrazné zlepšení v několika klíčových oblastech:
- Zvýšená dostupnost informací: Díky tomu, že chatbot je k dispozici neustále mají občané nyní okamžitý přístup k důležitým informacím, což vedlo podle našeho průzkumu k vyšší spokojenosti a snížení počtu stížností na nedostatečnou dostupnost informací.
- Efektivnější využití lidských zdrojů: Automatizace opakujících se dotazů uvolnila kapacity zaměstnanců obecních úřadů, kteří se nyní mohou více soustředit na složitější a časově náročnější úkoly. To vedlo ke zvýšení efektivity celkového provozu úřadů.
- Pozitivní zpětná vazba od občanů: Občané oceňují jednoduchost a rychlost, s jakou mohou získat informace prostřednictvím chatbota, a to i na mobilních zařízeních.
- Zvýšené povědomí o službách obce: Možnost rychlého vyhledávání informací o různých službách obce vedla k lepší informovanosti občanů o tom, jaké možnosti a služby mají k dispozici.
Závěr
Nasazení chatbota na webové stránky obcí a měst přineslo výrazné zlepšení v oblasti komunikace s občany a zvýšilo efektivitu práce obecních úřadů. Chatbot se osvědčil jako účinný nástroj, který zajišťuje nepřetržitou dostupnost informací a usnadňuje přístup občanů k důležitým službám.
Na základě těchto výsledků doporučujeme nasazení chatbota všem samosprávám, které chtějí zlepšit svou komunikaci s občany a efektivněji využívat své lidské zdroje. Tento nástroj nejen usnadňuje přístup k informacím, ale také přispívá k modernizaci a digitalizaci obecní správy.
Budoucí plány
V budoucnu plánujeme dále rozšiřovat funkcionalitu chatbota, například o integraci s dalšími digitálními službami a rozšíření interaktivity s občany prostřednictvím nových komunikačních kanálů. Věříme, že tyto inovace nám pomohou dále zvyšovat spokojenost občanů a zajišťovat efektivní správu obcí a měst.